Privacyverklaring
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het gebruik van Medilab Online en andere diensten van Medilab (hierna “wij”, “ons” genoemd).
Wij hechten enorm veel belang aan de privacy van aanvragers en patiënten die gebruik maken van onze webserver. Om deze reden gaan wij uw gegevens alleen verwerken op een manier die conform is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG” of “GDPR”).
Verantwoordelijke voor de verwerking
Medilab B.V.
Gordunakaai 60
9000 Gent
Ondernemingsnummer: 0477.796.540
T. 09 222 02 72
E. info@medilab.be
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Patiëntenbeheer: Wij verwerken uw persoonsgegevens als u als patiënt een beroep doet op onze diensten als klinisch laboratorium. Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die wij nodig achten om onze diensten te kunnen leveren, alsook de persoonsgegevens die u zelf spontaan aan ons verstrekt. Wij verwerken ook uw contactgegevens zodat wij u op de hoogte kunnen houden van afspraken en u kunnen contacteren indien nodig. Daarnaast kan deze informatie gebruikt worden om onze relatie met u te beheren. De rechtsgrond voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons heeft gesloten (art. 6.1. b) AVG). Deze gegevens zijn noodzakelijk opdat wij onze diensten zouden kunnen leveren. De persoonsgegevens worden ofwel rechtstreeks via u verkregen ofwel via uw vertrouwenspersoon of ouder(s) van minderjarige patiënten ofwel via uw arts of zorginstelling. Wij kunnen deze informatie ook gebruiken om de website en aan u gerelateerde diensten aan te passen of te verbeteren op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1. f) AVG).
Beheer van aanvragende artsen of zorginstellingen: Wij verwerken uw persoonsgegevens als u als arts of (medewerker in een) zorginstelling een beroep doet op onze diensten als klinisch laboratorium. Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die wij nodig achten om onze diensten te kunnen leveren, alsook de persoonsgegevens die u zelf spontaan aan ons verstrekt. Wij verwerken ook uw contactgegevens zodat wij u op de hoogte kunnen houden van afspraken en u kunnen contacteren indien nodig. Daarnaast kan deze informatie gebruikt worden om onze relatie met u te beheren. De rechtsgrond voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons heeft gesloten (art. 6.1. b) AVG). Deze gegevens zijn noodzakelijk opdat wij onze diensten zouden kunnen leveren. De persoonsgegevens worden ofwel rechtstreeks via u verkregen ofwel via de patiënt of zijn vertrouwenspersoon / ouder(s) van minderjarige patiënten. Wij kunnen deze informatie ook gebruiken om de website en aan u gerelateerde diensten aan te passen of te verbeteren op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1. f) AVG).
Naleving wettelijke verplichtingen: Wij zijn in bepaalde gevallen genoodzaakt om persoonsgegevens te verwerken opdat wij zouden voldoen aan dwingende wetgeving die op ons rust. Dit betreft o.a. fiscale en boekhoudkundige verplichtingen (vb. facturatiegegevens), alsook de toepasselijke wetgeving inzake het bijhouden van een medisch dossier. De rechtsgrond voor deze verwerking is het voldoen aan wettelijke verplichtingen (art. 6.1. c) AVG). Wij zijn gerechtigd om de noodzakelijke gegevens op te vragen bij u of bij andere personen.
Een overzicht van onze verwerkingsactiviteiten
• Afhandelen van de laboratoriumaanvragen via CyberLab
• Interpretatie van laboratoriumresultaten op basis van demografische gegevens
• Account op de website beheren
• Verbeteren van de service
• Klantenservice aanbieden
• Facturatie van laboratoriumonderzoeken
• Klachten afhandelen
• Geschillenbeslechting
Persoonsgegevens die wij verzamelen
Wij verzamelen gegevens om efficiënt te kunnen werken en de gebruiker de beste ervaringen met onze producten en diensten te kunnen bieden.
Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van patiëntenbeheer:
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, geslacht, geboortedatum), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), rijksregisternummer, gezondheidsgegevens, geleverde diensten of producten, financiële transacties (betaalwijze, openstaande saldi, etc.), overige persoonsgegevens die vereist zouden zijn op basis van fiscale of andere wetgeving.
Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van het beheer van aanvragende artsen of zorginstellingen:
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), in geval van een rechtspersoon BTW-nummer en activiteitensector, RIZIV-nummer, geleverde diensten of producten, financiële transacties (betaalwijze, openstaande saldi, etc.), overige persoonsgegevens die vereist zouden zijn op basis van fiscale of andere wetgeving.
Gevoelige persoonsgegevens:
Wij verwerken mogelijk gevoelige persoonsgegevens van u, meer bepaald gegevens over uw gezondheid. Het verzamelen en verwerken van uw gezondheidsgegevens is echter noodzakelijk voor het verstrekken van gezondheidszorg (art. 9.2. h AVG). Wij zijn als gezondheidszorgbeoefenaar bovendien gebonden aan het beroepsgeheim (art. 9.3. AVG).
Hoe lang houden wij persoonsgegevens bij?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan wat strikt noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren die in deze privacyverklaring worden uiteengezet.
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
- Patiëntendossiers: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn van patiëntendossiers (wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg)
- Boekhouding: bewaring gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn
- Geschillenbeheer: In het geval van een geschil, van welke aard ook, zullen wij gerechtigd zijn persoonsgegevens die voor één van bovenvermelde doeleinden worden verwerkt langer te verwerken indien dit noodzakelijk is ter verdediging van onze belangen (de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of het zich verweren tegen een rechtsvordering). De rechtsgrond voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang (art. 6.1. f) AVG – artikel 9.2 f) AVG). De betreffende persoonsgegevens worden bijgehouden tot het geschil definitief een einde neemt, doch zonder afbreuk te doen aan bovenstaande bewaartermijnen.
Overdracht van gegevens aan derden
Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien u daarvoor uw toestemming geeft of indien dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen of in uitvoering van de overeenkomst met u. Dit kan in voorkomend geval gaan om een arts of zorginstelling, een mutualiteit (met het oog op terugbetaling van de verstrekte diensten), een vertrouwenspersoon of ouder van de patiënt, een boekhouder of de fiscus.
Het laboratorium kan persoonsgegevens van patiënten alsook gegevens van aanvragende artsen eveneens doorgeven aan overheidsdiensten (bv. gerechtelijke instanties) indien zij daartoe wettelijk verplicht is (artikel 6.1. c) AVG en artikel 9.2. b), g) en i) AVG).
In geval van een geschil worden gegevens mogelijk ook gedeeld met andere partijen, vb. een advocaat, (aansprakelijkheid)verzekeringsmaatschappij of -tussenpersoon, incassobureau, Gerechtsdeurwaarder of Rechtbank, ter verdediging van onze gerechtvaardigde belangen (art. 6.1. f) AVG –artikel 9.2 f) AVG).
Persoonlijke gegevens kunnen door alle medewerkers van ons kantoor verwerkt worden in het kader van het uitvoeren van hun taken. Klinisch Laboratorium Maenhout BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Ook verwerkers die instaan voor onze ICT infrastructuur zullen in voorkomend geval toegang hebben tot bepaalde gegevens. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Veiligheid van uw persoonsgegevens
Wij doen er alles aan om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te beschermen. We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen op een zodanige manier dat de verwerking voldoet aan de vereisten van de nationale en Europese wetgeving.
Rechten van de klant/patiënt
Recht van inzage en kopie
U heeft het recht om kennis te nemen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, alsook informatie op te vragen omtrent het gebruik dat wij maken van deze persoonsgegevens.
U heeft bovendien het recht om een kopie op te vragen van de verwerkte persoonsgegevens. Indien u echter om bijkomende kopieën zou verzoeken, zullen wij gerechtigd zijn om een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die deze bijkomende kopieën met zich meebrengen.
Recht op verbetering
U heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Dit kan u in voorkomend geval ook zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account.
Recht op het beperken van de verwerking
U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer wij de juistheid van uw persoonsgegevens moeten controleren.
Recht op verwijdering
U heeft het recht te vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Als wij wettelijk verplicht zijn of op basis van een andere rechtsgrond gerechtigd zijn om bepaalde persoonsgegevens langer bij te houden, zullen wij echter niet aan dit verzoek kunnen voldoen. De klant erkent tevens dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet beschikbaar / leverbaar zullen zijn.
Recht van bezwaar
Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd. Voor die doeleinden kan u eveneens te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.
Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. In dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.
Recht van vrije gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of – indien technisch mogelijk - aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit geldt echter enkel voor gegevens die op geautomatiseerde wijze (bv. via een PC) worden verwerkt op basis van uw toestemming (art. 6.1. a) AVG) of in uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6.1. b) AVG).
Recht van intrekking van de toestemming
Wanneer de verwerking gebaseerd is op voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om deze toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
Recht om klacht in te dienen
Als u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van deze privacyverklaring of op de toepasselijke privacywetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zijnde de Belgische toezichthoudende autoriteit). Dit kan via de volgende contactgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, email: contact@apd-gba.be.
Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
U kunt uw bovenstaande rechten uitoefenen door uw verzoek per e-mail te richten aan info@medilab.be of dit per brief te laten weten op het adres 9000 Gent, Gordunakaai 60.
Wij houden eraan zo snel mogelijk te reageren op uw verzoek, uiterlijk binnen de maand na ontvangst ervan. Indien deze termijn echter om de één of andere reden niet haalbaar zou zijn, zullen wij u dit binnen de maand laten weten en toelichten hoe dit komt.
Wij zijn bij twijfel over de identiteit van de aanvrager evenwel gerechtigd om bijkomende informatie op te vragen.
U dient tenslotte ook voor ogen te houden dat wij gebeurlijk niet verplicht zullen zijn om gevolg te geven aan uw verzoek, dit omwille van wettelijke verplichtingen of normen (bijvoorbeeld inzake het bijhouden van een medisch dossier), onze gerechtvaardigde belangen of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of verweer tegen een rechtsvordering.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze website en onze diensten. Wij behouden het recht deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen of te actualiseren.